請求書の送付状の書き方 —
そのまま使える文面例つき

最終更新: 2026年7月19日

請求書を封筒に入れて郵送するとき、請求書のみを封入して送るのはややそっけない印象を与えます。「何を何部送ったのか」をひと目で伝えるために添えるのが送付状（添え状）です。この記事では、送付状が必要な場面と書き方、そのまま使える文面例、そして郵送という運用自体を見直す選択肢まで解説します。

送付状が必要なのはどんな場面か

送付状が必要になるのは、請求書を紙で渡す場面、つまり郵送と持参のときです。書類だけが届くと、受け取った側は「誰から・何が・何部」を書類をめくって確かめることになります。送付状はその確認を1枚目で済ませるための案内役です。

一方、メールで請求書を送る場合に送付状のPDFを別途添付する必要はありません。メール本文そのものが送付状の役割を果たすからです。メール送付の件名・本文の書き方は請求書をメールで送るには？で解説しています。

送付状に書く項目

送付状はA4縦1枚に、次の項目を収めるのが基本形です。

• 日付 — 発送日を記載します
• 宛先 — 会社名・部署名・担当者名。請求書本体の宛名と合わせます
• 差出人 — 自分の氏名・屋号・住所・電話番号・メールアドレス
• タイトル — 「書類送付のご案内」など
• 挨拶文 — 頭語・結語（拝啓・敬具）を使った2〜3行の定型挨拶
• 送付内容と部数 — 「記」として箇条書きにし、「以上」で締めます

そのまま使える文面例

毎月郵送している取引先であれば、変わるのは日付と対象月だけです。一度作ってしまえば使い回せます。

書かないほうがよいこと

送付状はあくまで同封物の案内であり、用件を伝える書類ではありません。次の内容は送付状に混ぜないのが無難です。

• 営業や別件のお願い — 新サービスの案内などを書くと、経理担当者の手元で止まり本来の相手に届きません。別のメール・書面で伝えます
• 請求内容の詳細な説明 — 金額の内訳や作業内容は請求書本体に書きます。送付状に書くと、両者の記載がずれたときに混乱のもとになります
• 値上げや条件変更の通知 — 重要な通知を送付状に紛れ込ませると「聞いていない」となりがちです。単価改定は単価改定の連絡の仕方のように、事前に独立した連絡で伝えます

郵送運用のコストと電子化という選択肢

送付状を書く作業の背後には、印刷・封入・切手・投函という郵送運用一式があります。1通あたりの作業は10分程度でも、毎月10件なら約2時間、さらに郵便代と到着までの日数もかかります。請求書の郵送を続けるかどうかは、送付状の書き方以前の見直しどころです。

取引先がメール受け取りを了承すれば、送付状・封筒・切手はすべて不要になります。紙からの移行手順は請求書のペーパーレス化で解説しています。

毎月の請求はメール送付ごと自動化できる

電子化した先には、もう一段の効率化があります。毎月同じ取引先への請求であれば、請求書の生成からメール送付までを自動化できるからです。

Maido請求では、取引先ごとに継続請求を設定すると、毎月の請求書が自動で生成され、決まった日にメールで自動送付されます。送付状を書く作業も、封入・投函の作業も、送付メールを書く作業さえも発生しません。

まとめ

• 送付状が必要なのは郵送・持参のとき。メール送付では本文が送付状の役割を果たす
• 記載するのは日付・宛先・差出人・挨拶・送付内容と部数。A4縦1枚に収める
• 営業・別件・重要な通知は送付状に書かない
• 郵送運用そのものにコストがかかっている。電子化し、毎月の請求は送付まで自動化するのが根本的な効率化