請求書をメールで送るには？
マナー・文面例と自動送付のやり方

最終更新: 2026年7月17日

請求書のやり取りは、いまや郵送よりメール送付が主流です。電子帳簿保存法の整備により、電子データで受け渡しした請求書はデータのまま保存することが基本になり、「メールで送っていいですか？」と確認する時代はほぼ終わりました。この記事では、請求書をメールで送るときの基本マナーと文面例、そして毎月の送付作業を自動化する方法を解説します。

メール送付の基本マナー

• PDF形式で送る — 編集可能な形式（表計算ファイルなど）は改変リスクがあるため避けます。ファイル名は「請求書_2026年7月分_山田太郎.pdf」のように、開かなくても内容がわかる名前にします
• 件名だけで用件がわかるようにする — 「【請求書送付】2026年7月分（山田太郎）」のように、月と差出人を件名に含めます。経理担当者は多数の請求書メールを受け取るため、検索しやすさが親切です
• 本文に金額と支払期日を書く — 添付を開かなくても要点がわかるよう、請求金額と支払期日は本文にも記載します
• 初回は送付方法を確認する — 取引開始時に、宛先メールアドレス（経理部門の共有アドレスなど）と、添付かリンクかの希望を確認しておくと行き違いを防げます

そのまま使える文面例

毎月同じ取引先に送る場合、この文面は金額と月以外ほぼ変わりません。つまり送付メールもテンプレート化できる作業です。

PDF添付と閲覧リンクの使い分け

取引先の経理フローによって受け取りやすい形式は異なるため、基本はPDF添付、希望があればリンクという構えが無難です。リンク方式を使う場合は、取引先がログインなしで閲覧できるものを選びましょう。

毎月の送付作業を自動化する

メール送付の実作業は「PDFを書き出す → メールを書く → 添付する → 送る」の4ステップです。1件なら数分でも、毎月・複数件・締め日バラバラとなると、この繰り返しが確実に負担になります。さらに、この方式は送り忘れが構造的に起こりやすいという弱点があります。

毎月同じ内容の請求書であれば、請求書の生成から送付メールの作成・送信までをまとめて自動化できます。

1. 取引先ごとに宛先メールアドレスと送付テンプレート（件名・本文）を設定する
2. 継続請求を登録し、毎月の請求日を決める
3. 請求日になったら請求書が自動生成され、設定したテンプレートで自動送付される

送付メールの文面は最初に一度作れば、月や金額はシステムが自動で差し込みます。「今月も同じメールを書く」作業自体がなくなります。

まとめ

• 請求書はPDFで、内容がわかるファイル名・件名をつけて送る。金額と支払期日は本文にも書く
• 送付メールの文面はテンプレート化できる。毎月手で書く必要はない
• 毎月同じ請求は、請求書の生成からメール送付までまとめて自動化するのが根本対策

Maido請求では、取引先ごとに送付先と文面テンプレートを設定しておくと、毎月の請求書生成とメール送付が自動で実行されます。取引先はログイン不要で請求書を確認でき、送れなかった請求だけが確認待ちに残ります。