レンタル業の月額請求書の書き方 —
機材・備品・スペースの品目記載例

最終更新: 2026年7月19日

撮影機材、測定器、オフィス家具、イベント備品、月極のスペース——月額でモノや場所を貸し出す事業では、契約数がそのまま毎月の請求書の枚数になります。1件ずつの金額は決まっているのに、枚数が多いために毎月の発行作業が重い、というのがレンタル業の請求の典型的な悩みです。この記事では、機材・備品・スペースの月額レンタルの請求書の書き方を、品目記載例を中心に解説します。なお、事務所や店舗など不動産賃料の請求は家賃の請求書の書き方 — 賃料・共益費・駐車場代の記載例（事業用）で扱っており、本記事は動産・機材のレンタルと月額制スペースが対象です。

品目の書き方 — 何を・いつからいつまで・いくらで

レンタルの請求書で取引先が確認したいのは、「どの機材（またはどの区画）を、どの期間借りた分の請求か」です。品目には対象物・対象月・数量を必ず入れます。

保守込みプランの場合は「保守・消耗品込み」のように月額に含まれる範囲を品目に書いておくと、故障対応のたびに「これは請求されるのか」という問い合わせを減らせます。逆に保守を別料金にしている契約では、保守作業が発生した月に実施日つきの行を追加します。

貸出期間を明記する

月額レンタルでは、「2026年7月分」という対象月の記載に加えて、月の途中で貸出が始まった・終わった場合の期間を明確にします。

• 月の途中からの開始 — 「2026年7月15日〜7月31日分（日割り）」のように期間と日割りである旨を書く
• 日割り計算の方法（30日固定で割るか、その月の暦日数で割るか）は契約書に定めておき、請求書はそれに従う
• 返却月 — 返却日までの期間を明記し、翌月分を誤って請求しない

貸出期間が品目に書いてあれば、取引先は貸出票や契約書と突き合わせるだけで検収でき、「いつからいつまでの分か」という問い合わせがなくなります。

追加利用が発生した月の書き方

超過日数やオプションが発生した月は、月額の行と追加分の行を分けるのが原則です。月額に上乗せしてひとつの金額にまとめると、取引先は内訳を検証できず、翌月「先月はなぜ高かったのか」という確認が発生します。追加分の行には「超過3日 × 2,000円」のように数量と単価を書き、根拠を請求書の中で完結させましょう。

長期契約の月次請求は自動化の代表例

年単位の長期レンタル契約は、毎月同じ品目・同じ金額の請求書を契約期間中ずっと発行し続けることになります。これはまさに請求書自動化がもっとも効く形です。

• 契約ごとに品目・金額・支払期日のルールを一度設定する
• 毎月の請求書は自動で生成・送付され、発行作業はゼロになる
• 超過やオプションが発生した月だけ、送付前に行を追加して確定する

Maido請求では、取引先ごとに継続請求を設定すれば、毎月のレンタル料の請求書が自動で生成・送付されます。追加請求が発生した月だけ内容を直して送る運用ができるため、契約数が増えても発行作業は増えません。

まとめ

• 品目には対象物・対象月・数量を書く。保守込みプランは月額に含まれる範囲も明記する
• 月の途中の開始・返却は期間と日割りの旨を明記し、日割りの計算方法は契約書に定めておく
• 超過・オプションは月額と行を分け、数量 × 単価で根拠を示す
• 毎月同額の長期契約は自動化の代表例。固定の月額行は設定に任せ、変動分だけ確認する

※ 本記事の記載例・数値は説明用の架空のものです。保証金や弁償費の扱いなど個別の契約・税務の判断については、契約内容をご確認のうえ、必要に応じて税理士等の専門家にご相談ください。