立替金の請求書の書き方 —
交通費・広告費など実費請求の記載例
客先への出張の交通費・宿泊費、広告運用代行の広告費、制作案件の素材購入費——業務のなかで発生した経費を立て替えて、あとから請求書で精算するケースは多くあります。この記事では、立替金を請求書にどう書くか、報酬と混ざらないようにする書き方のポイントを記載例つきで解説します。
報酬と立替金は行を分ける
立替金の請求でもっとも大切なのは、報酬と立替分を同じ行にまとめないことです。「業務委託料（経費込み）150,000円」のように合算してしまうと、どこまでが報酬でどこからが実費なのかが分からず、次のような問題が起こります。
- 取引先の経理側で、経費の科目ごとの処理ができない
- 源泉徴収の対象となる職種では、立替分まで報酬とみなされかねず、源泉徴収の対象範囲が曖昧になる
- 金額の妥当性を確認できず、問い合わせや差し戻しの原因になる
報酬の行と立替金の行を分け、立替金の行には「立替」であることを明記します。
記載例: 報酬 + 立替経費の請求書
| 品目 | 金額 |
|---|---|
| Webサイト制作費（2026年7月分） | 200,000円 |
| 立替金: 有料素材購入費（実費 / 領収書写し添付） | 5,500円 |
| 立替金: 交通費（7月10日 東京〜大阪往復 / 実費） | 29,240円 |
書き方のポイントは次の3つです。
- 「立替金」と明記する — 品目の先頭に「立替金:」と付けるか、備考欄で立替分の行を明示します
- 実費であることが分かるようにする — 日付・区間・用途など、支出の根拠を品目に書きます。金額は領収書と一致させ、上乗せしません
- 領収書の写しを添付する — 立替分の領収書やレシートのコピー（PDF送付ならスキャン・写真）を請求書に添付するのが実務上の慣行です。取引先の経理処理がスムーズになり、金額の照合も一度で済みます
POINT
立替金にかかる消費税の扱い（課税対象に含めるか、立替金として区分するか）は、契約の形態や立替の内容によって処理が異なります。取引先の経理方針とずれると修正・再発行の原因になるため、金額の大きい立替や継続的に発生する立替は、事前に取引先へ処理方法を確認し、必要に応じて税理士に相談してください。
毎月発生する立替は「型」を作っておく
広告運用代行の広告費のように毎月立替が発生する契約では、請求書の構成（報酬の行 + 立替金の行）を毎月ゼロから作るのではなく、型として固定しておくと転記ミスが減ります。
毎月の報酬部分を継続請求として登録しておけば、請求書は自動生成され、立替が発生した月だけ実費の行を追加して送る運用にできます。請求書の基本項目からおさらいしたい場合は業務委託の請求書の書き方（フリーランス向け）を、毎月の請求の自動化は毎月同じ請求書を自動で送る方法を参照してください。
まとめ
- 報酬と立替金は必ず行を分け、立替金の行には「立替」と明記する
- 立替分は実費で請求する。日付・用途を書き、領収書の写しを添付するのが慣行
- 立替金の消費税の扱いは契約により異なる。事前に取引先と処理方法をそろえ、迷ったら税理士に確認する
- 毎月発生する立替は請求書の型を固定し、報酬部分は自動生成 + 立替行だけ追加の運用にする
Maido請求では、毎月の報酬部分を継続請求として自動生成し、立替が発生した月だけ行を追加して送ることができます。
※ 本記事は一般的な実務の流れを紹介するものです。立替金の消費税の扱いなど個別の税務判断については、税務署または税理士にご確認ください。