毎月同じ請求書を自動で送る方法
— 手作業・テンプレート・自動化の比較
顧問料、保守・運用費、月額契約の制作費。毎月ほぼ同じ内容の請求書を、毎月手で作って送っていませんか。取引先が数社のうちは気になりませんが、10社を超えたあたりから請求作業は月初の大きな負担になります。この記事では、毎月の請求書発行を効率化する3つの段階と、自動化に向いている請求の見分け方を解説します。
請求書発行の3段階
| 段階 | やり方 | 1通あたりの手間 |
|---|---|---|
| 手作業 | Excel や Word で先月の請求書を複製し、日付・番号・金額を書き換えて PDF 化し、メールに添付して送る | 5〜10分。転記ミス・添付間違いのリスクも毎回発生する |
| テンプレート運用 | 請求書作成サービスのテンプレート機能で複製し、確認して自分で送信する | 2〜5分。作成は速くなるが「送る」作業と送り忘れリスクは残る |
| 自動化 | 「毎月この取引先に、この内容・この日に送る」を一度設定し、生成から送付までシステムに任せる | ほぼゼロ。人が見るのは金額変更などの例外だけ |
多くの方はテンプレート運用で止まっていますが、請求業務の負担の本体は作成よりも「送る」「送ったか確認する」「入金を追う」の方にあります。ここまで含めて手放せるのが自動化です。
自動化に向いている請求・向いていない請求
向いている請求
- 金額が毎月同じ — 顧問料・保守費・月額制作費・サブスク型のサービス料
- 金額のベースが決まっている — 「月額固定 + 稼働時間×単価」のような契約も、稼働時間だけ入力すれば残りは自動計算できる
- 請求日が決まっている — 毎月25日発行・月末締め翌月請求など
向いていない請求
- 単発のスポット案件（そもそも毎月発生しない）
- 毎月見積もりから作り直す請求
POINT
すべての請求を自動化する必要はありません。毎月の請求のうち「同じもの」だけを自動化し、変動がある月だけ確認して直す——この使い分けができるかどうかが、ツール選びの分かれ目です。
自動化を導入する手順（Maido請求の場合）
- 取引先を登録する — 請求先の宛名と送付先メールアドレスを登録します
- 継続請求を設定する — 月額固定か時間単価か、請求日はいつか、自動で送るか送信前に確認するかを取引先ごとに一度だけ設定します
- あとは毎月自動で回る — 設定に従って請求書が自動生成され、メールで送付されます。自動で送れなかった請求だけが「確認待ち」に残るので、そこだけ確認すれば完了です
自動送信の前には猶予時間があり、その間ならワンクリックで止められます。「勝手に送られるのが不安」という場合は、生成まで自動・送信は手動承認というモードから始めることもできます。
まとめ
- 請求業務の負担は「作る」より「送る・確認する・追う」にある
- 金額と請求日が決まっている毎月の請求は、送付まで自動化できる
- 全部を自動化する必要はなく、同じ請求だけ自動・例外だけ確認が現実的な運用