事務代行・オンライン秘書の請求書 —
毎月の請求業務を自動で回す方法
事務代行・オンライン秘書の仕事は、クライアントの経理や請求業務を代行することも多い一方で、「自分自身の請求書」は月末月初の合間に手作業で作っているという方が少なくありません。クライアントが増えるほど毎月の請求書の枚数は増え、締め日や契約形態もバラバラになっていきます。この記事では、事務代行業の請求書の書き方の基本と、毎月の請求業務そのものを自動化する方法を解説します。
契約形態別・品目の書き方
事務代行の契約は大きく「月額固定」と「時間単価」に分かれます。どちらも品目に対象月を明記するのが基本です。
| 契約形態 | 品目の記載例 | ポイント |
|---|---|---|
| 月額固定 | 事務代行業務（2026年7月分） 80,000円 | 業務範囲は契約書側で定義し、請求書は月と金額を明確に |
| 時間単価 | 事務代行業務（2026年7月分 / 22.5時間 × 3,000円） 67,500円 | 稼働時間の根拠（時間報告書など）を添えると照合がスムーズ |
| 月◯時間まで＋超過分 | 基本料金（月20時間まで）60,000円 / 超過分（2.5時間 × 3,500円）8,750円 | 基本と超過を行で分けると、翌月以降の説明コストが減る |
このほか、インボイス発行事業者に登録している場合は登録番号や税率区分の記載も必要です。詳しくは適格請求書（インボイス）の記載事項6つを参照してください。
クライアントが増えると請求業務は「かけ算」で重くなる
事務代行業の請求業務には、件数以上に負担を重くする要因があります。
- 締め日がクライアントごとに違う — 月末締め・20日締め・15日締めが混在すると、「今日どの請求書を作るべきか」を常に把握しておく必要があります
- 金額が毎月変わるクライアントがいる — 時間単価契約は稼働集計が終わるまで請求額が確定せず、締め処理と請求作成が連動します
- 送付方法もバラバラ — メール添付、チャットツール、クライアントの経理システムへのアップロードなど、送り方が統一できないことも多いです
1件あたりは数分の作業でも、10クライアントを超えたあたりから「請求業務のための管理業務」が発生し始めます。そして皮肉なことに、他社の経理を預かるプロほど、自分の請求は後回しになりがちです。
POINT
月額固定のクライアントは、宛先も金額も毎月同じはずです。つまり請求書の大半は「先月のコピー」で正しいということ。コピーで済むものを毎月手で作っているなら、そこが自動化の対象です。
毎月の請求を自動で回す運用
毎月の請求を仕組み化する手順はシンプルです。
- 月額固定のクライアントを継続請求として登録する — 宛先・品目・金額・請求日を一度設定します
- 請求書の生成と送付を自動にする — 設定した請求日に自動で請求書が作られ、メールで送付される状態にします
- 例外だけを手で処理する — 時間単価契約など金額が変動する請求だけ、毎月確認してから送る運用にします
こうすると毎月の請求業務は「変動する数件を確認する」だけになり、固定契約分の作成・送付・送り忘れの心配がなくなります。
まとめ
- 品目には対象月を明記する。時間単価契約は稼働時間の内訳も添える
- クライアントが増えると、締め日・金額変動・送付方法の違いが請求業務を「かけ算」で重くする
- 月額固定分は継続請求として自動化し、変動する例外だけを確認する運用に切り替える
Maido請求は、この「継続請求の自動化 + 例外だけ確認」の運用をそのまま実装したサービスです。月額固定 / 時間単価 / 月◯時間までの契約形態に対応しており、自動で送れなかった請求だけが確認待ちに残ります。