請求書を送った後の入金確認と督促の仕方
請求書を送信したら、その月の請求業務は終わり——そう思っていないでしょうか。実際には、入金が確認できて初めてその請求は完了します。送ったあとの入金確認と、必要な場合の督促まで含めて請求業務と考えると、抜け漏れがぐっと減ります。この記事では、入金確認の基本的な流れと、入金がないときの督促ステップを、そのまま使える文面例とあわせて解説します。
入金確認の基本フロー
入金確認は、次の3つの工程を毎月繰り返す作業です。
- 支払期日の管理 — 取引先ごとの支払期日を一覧で把握し、期日を過ぎたものがすぐに分かる状態にしておきます。請求書を送った時点でリストに載せ、入金が確認できたら消し込む、という運用にすると抜けにくくなります
- 通帳・入金明細との照合 — 振込人名義が請求先の正式名称と異なることがよくあります（担当者の個人名や、親会社名義など）。金額と入金日をあわせて確認し、名義だけで判断しないようにします
- 入金記録（消し込み） — どの請求に対する入金かを記録しておかないと、翌月以降に「結局あの請求は払われたのか」が分からなくなります。1件ずつ請求書と紐づけて記録するのが基本です
入金がないときの督促ステップ
支払期日を過ぎても入金が確認できない場合、いきなり強い調子で連絡するのではなく、段階を踏んで対応します。
1. 期日前の事前案内
支払期日の2〜3日前に「間もなく支払期日になります」という事前案内を送ります。督促ではなく事務連絡のトーンで送れるため角が立ちにくく、単純な失念による入金遅れを防ぐという意味でもっとも効果的な一手です。
2. 期日後3〜5日の確認メール
期日を過ぎても入金が確認できない場合は、3〜5日ほどをめどに状況確認のメールを送ります。振込手続き中や経理の確認待ちなど、単なる行き違いのケースは実際に多いため、相手を疑うトーンは避け、「行き違いでしたらご容赦ください」といった一文を添えるのが定石です。
3. 電話での確認
メールで反応がない場合は、電話で状況を確認します。担当者が不在の場合は、折り返しを依頼するか、改めて連絡する旨を伝えれば十分です。
4. それでも入金がない場合
複数回の連絡にも応答がなく、支払いの意思確認ができない場合は、内容証明郵便の送付や弁護士への相談といった選択肢もあります。ただし、これらは状況によって適切な進め方が大きく異なるため、この記事では踏み込みません。対応に迷う段階まで来た場合は、弁護士など専門家に個別に相談することをおすすめします。
そのまま使える文面例
例1: 期日前の事前案内
件名: 【ご案内】○月分お支払いについて
下記請求書につきまして、お支払期日が近づいておりますので、念のためご案内申し上げます。
・請求書番号: ○○○○
・ご請求金額: ○○円
・お支払期日: ○年○月○日
すでにお手続きをいただいておりましたら、行き違いのご案内となりますことをご容赦ください。ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
例2: 期日後1通目の確認メール
件名: 【ご確認】○月分お支払いについて
下記請求書につきまして、お支払期日を過ぎておりますが、本日時点で入金の確認ができておりません。
行き違いですでにお振込みいただいておりましたら、何卒ご容赦ください。
・請求書番号: ○○○○
・ご請求金額: ○○円
・お支払期日: ○年○月○日
お忙しいところ恐れ入りますが、お手続きの状況をご確認いただけますと幸いです。ご不明な点やお支払いに関してご相談がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
どうぞよろしくお願いいたします。
仕組み化: 入金待ちの一覧化と自動お知らせ
取引先が数社のうちは、支払期日を記憶しておくこともできます。ただし件数が増えるほど、入金確認と督促のタイミング管理そのものが負担になっていきます。
Maido請求では、送付済みで未入金の請求書が自動で一覧化され、支払期日前後のタイミングでリマインドメールを自動送付できます。事前案内・期日後の確認メールという段階を毎回手作業で判断する必要がなくなり、担当者は電話連絡が必要な件だけを見ればよい運用になります。
まとめ
- 請求業務は送付ではなく入金確認まで含めて完了する。支払期日の管理・照合・消し込みが基本の3工程
- 督促は事前案内 → 期日後の確認メール → 電話 → 必要であれば専門家への相談、という段階を踏む
- 文面は行き違いへの配慮を必ず添え、強い調子は避ける
- 入金待ちの一覧化とリマインドの自動化で、確認漏れそのものを減らせる
※ 本記事は一般的な実務の流れを紹介するものです。法的手段の要否や具体的な進め方については、状況に応じて弁護士等の専門家にご相談ください。