請求書の保存期間は何年？
電子帳簿保存法の基本ルール

最終更新: 2026年7月19日

発行した請求書の控えや受け取った請求書を、何年保存すればよいか正確に答えられるでしょうか。保存期間は税法で定められており、電子データでやり取りした請求書には電子帳簿保存法のルールも関わります。この記事では、保存期間の目安と電子保存の基本ルール、控え管理を仕組み化する方法を解説します。

保存期間の目安

請求書は税法上の「証憑書類」にあたり、確定申告・法人税申告の根拠として保存義務があります。

起算日は「発行日から」ではなく、原則としてその事業年度の申告期限（確定申告の提出期限）の翌日からです。区分によって期間が異なるため、実務では受け取った請求書も発行した控えも一律7年保存に揃えてしまうのが、迷いのないやり方です。

POINT 見落としやすいのが発行側の控えの保存義務です。適格請求書発行事業者は、交付したインボイスの写しを保存する必要があります。「送ったら終わり」でメールの送信済みフォルダにしか残っていない、という状態は避けましょう。

メール添付やダウンロードで受け渡しした請求書（電子取引データ）は、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが義務になっています。押さえるべき要件は大きく2つです。

検索できること — 取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態にしておきます。規則的なファイル名（「20260731_サンプル株式会社_110000.pdf」など）を付けて専用フォルダに保存する方法や、索引簿を作る方法が国税庁から示されています
改ざん防止の措置 — タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムでの保存、または「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を定めて運用する、のいずれかを行います

小規模事業者にとって現実的なのは、「事務処理規程を作る + 規則的なファイル名で保存する」という運用か、発行・保存がシステム内で完結する請求書サービスを使う方法のどちらかです。

毎月の請求書をExcelやWordで作ってメール送付している場合、控えの管理は「PDFを書き出して、命名して、フォルダに入れる」という追加作業になります。この作業は請求書の発行そのものと別工程のため、忙しい月に抜けやすく、いざ必要になったとき「どのメールに添付したか探し回る」ことになりがちです。

請求書の発行をシステム化すると、発行した請求書の控えは発行と同時に履歴として蓄積され、取引先・金額・日付での検索も最初から可能な状態になります。「保存のための作業」自体をなくせるのが、システム化のもうひとつの利点です。

Maido請求では、発行・送付した請求書がすべて履歴として自動保存され、取引先や月からすぐに参照できます。毎月の請求書発行を自動化すれば、控えの作成漏れも起こりません。

※ 本記事は一般的な制度の概要をまとめたものです。保存期間・電子帳簿保存法の要件の詳細や個別の判断については、国税庁の公表資料をご確認のうえ、税務署または税理士にご相談ください。