請求書番号の付け方ルール
— 採番の実務

最終更新: 2026年7月15日

請求書番号をどう付ければよいか、明確なルールを知らないまま何となく通し番号を振っている方は多いのではないでしょうか。番号の付け方に唯一の正解はありませんが、迷わず運用できる基準はあります。この記事では、請求書番号の記載義務の有無から、よくある採番方式の比較、運用上のルールまでを整理します。

請求書番号は義務か

結論から言うと、請求書番号の記載は法律上の義務ではありません。消費税法上の適格請求書（インボイス）の記載事項にも、請求書番号そのものは含まれていません。

ただし、実務上はほぼ必須級の項目です。理由は3つあります。

照合のため — 「どの請求書の件か」を金額や日付だけで特定するのは難しく、番号があれば取引先とのやり取りが一意に特定できます
問い合わせ対応のため — 「先月の請求書について確認したい」という問い合わせに対し、番号があれば該当の請求書をすぐに引き当てられます
電子帳簿保存法の検索要件のため — 電子データで請求書を保存する場合、取引年月日・取引金額・取引先に加えて、書類を一意に特定できる番号があると検索・管理がしやすくなります

義務ではないものの、番号なしで運用するメリットはほとんどないため、最初から採番しておくのが無難です。

方式	例	向いているケース	向いていないケース
連番のみ	00001, 00002…	取引先数が少なく、シンプルに管理したい場合	件数が多いと、どの時期の請求か番号から読み取れない
年月+連番	2026-07-001	月ごとの発行件数を把握したい場合。番号だけで発行時期が分かる	取引先が多いと、月内での重複管理が煩雑になりやすい
取引先コード+連番	A001-013	特定の取引先とのやり取りが多く、取引先ごとに照合したい場合	取引先コードの管理自体が別途必要になる

どの方式も一長一短があるため、発行件数や取引先数の規模にあわせて選べば十分です。迷う場合は、発行時期が番号だけで分かる「年月+連番」が扱いやすい方式です。

重複させない — 同じ番号を二重に発行すると、照合や検索の前提が崩れます。手作業で採番している場合ほど、直近に使った番号を毎回確認する必要があります
欠番は気にしない — 作成したものの結局発行しなかった請求書があっても、番号を詰め直す必要はありません。連番が飛ぶこと自体は問題にならないため、欠番を埋めようとして番号を使い回す方がかえって混乱のもとです
発行後に番号を変えない — 一度発行した請求書の番号を後から変更すると、取引先側の記録と食い違いが生じます。金額などの訂正が必要な場合は、番号を変えずに訂正版として再発行するか、別途の取り決めに従います

発行件数が少ないうちは、Excelなどで手作業の連番管理でも問題は起きにくいものです。ただし取引先数が増えると、直近の番号を確認してから次の番号を決めるという手順自体が漏れやすくなり、重複や欠番の管理ミスが起きやすくなります。

Maido請求では、請求書を発行するたびに番号が自動で採番されるため、直近の番号を確認する手間や重複のリスクがありません。継続請求として毎月自動生成される請求書についても、発行のたびに番号が一意に割り振られます。